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Matrimonio rinviato per Covid-19? Ecco i consigli della Wedding Planner e dell’Events Designer

matrimonio rimandato Covid-19

A causa del Covid-19 stiamo vivendo, a livello mondiale, una situazione molto critica in ogni settore lavorativo e di vita sociale; molti di noi sono rinchiusi in casa e molte attività sono bloccate già da un paio di mesi.

Ad oggi il mio settore, quello del wedding che è composto da tante realtà e tutte diverse, non ha ancora informazioni certe su quando potrà riprendere a mettersi in moto. In questo periodo, la maggior parte di noi è attiva tramite smart working per continuare a essere vicini ai nostri clienti e ai numerosi futuri sposi che, avendo già fissato la data delle nozze, hanno scelto di rimandare l’evento.
In quanto esperta della parte grafica/design, desidero essere utile per quanto riguarda le partecipazioni già prodotte e quindi non più modificabili a livello cartaceo.

Partecipazioni, come fare se sono già state stampate (e consegnate)

Ottenere una ristampa delle partecipazioni con la nuova data è alquanto difficile e dispendioso, ma posso darvi i seguenti consigli per risparmiare o addirittura non spendere neanche un euro:

1) Contattate il designer che le ha realizzate e chiedetegli di utilizzare la stessa grafica per produrre il “Change the Date” in formato elettronico; si tratta di aggiornare la data delle nozze oppure di inserire una frase simile a questa:

“Il nostro matrimonio non è annullato, è solamente posticipato. Vi faremo sapere la nuova data appena possibile.
Grazie per la comprensione”.

Il file che riceverete dal vostro fornitore sarà pronto all’invio via e-mail e WhatsApp; oppure potete pubblicarle il vostro change the date su un gruppo privato Facebook o condividerlo via Instagram. Per parenti non tecnologici, vi consiglio di avvisarli telefonicamente per essere certi che lo vedano. Io, vista l’emergenza, sto fornendo gratuitamente il serivzio per i miei sposini e spero possano fare altrettanto anche i vostri fornitori.

matrimonio rimandato Covid-19

Mary Events Designer

 

2) Se non vi siete affidati ad un designer, bensì avete ordinato le partecipazioni online o tramite negozio di bomboniere, fotografo o direttamente in tipografia, contattateli per chiedere direttamente a loro come possono venirvi incontro.

3) Per i più tecnologici e creativi, potete realizzare voi stessi il Change the date, semplicemente con word oppure programmi più avanzati come Photoshop e Illustrator.

Matrimonio rimandato causa Covid-19, come fare con i fornitori

Come procedere per quanto riguarda la gestione di fornitori, chiesa, comune, location e resto del team?

Ho chiesto alla mia amica e collega Serena, titolare della Serena Costantino Wedding Planner che presta il suo servizio nella regione Piemonte e Lombardia, di rispondere ad alcune domande e di darvi le informazioni necessarie per affrontare al meglio la situazione senza troppo stress.

Fornitori e acconti

Mary: Ciao Serena, grazie per aver accettato di rispondere ad alcune domande ed essere di aiuto alle spose che ci stanno leggendo. Come possono muoversi le coppie che già in partenza non erano seguite da un wedding planner e che ora si trovano con una data da spostare e il dover contattare nuovamente tutti i fornitori?

Serena: Ciao Mary, grazie a te per aver dato voce in questo momento così delicato al mio lavoro, che, come sai, amo tantissimo. Purtroppo, a causa del Coronavirus, il mio settore, così come quello della ristorazione, di albergatori e agenzie di viaggio, sono stati sicuramente i più colpiti, perché in tali contesti, gli assembramenti sono necessari e immancabili. Lavorando da casa, in questo periodo ci si confronta con i vari fornitori del matrimonio per trovare e riformulare nuove date per gli sposi che sono stati costretti a rimandare le nozze. Per chi non ha una wedding planner, che possa seguire sin dall’inizio gli sposi, il primo consiglio che posso dare è quello di mantenere la calma: quello che suggerisco è di ricordarsi che stiamo parlando della consacrazione di una storia d’amore e di un evento felice, quindi di tenere bene presenti queste parole come fossero un faro che illumina la rotta, perché oggi più che mai ci viene richiesto di guardare all’essenza degli affetti e delle cose.
Lo stare insieme, l’essere uniti, il volersi bene veramente. Il matrimonio è questo, giusto?
Poi è necessario fare un profondo respiro ed iniziare per gradi a gestire la situazione. Ci sono infatti una serie di accorgimenti utili per ridurre al minimo i disagi: il primo è di visualizzare i contratti stipulati dai vari fornitori e, cosa importantissima, accertarsi che gli acconti versati rimangano congelati per la futura data. Un altro aspetto fondamentale è quello di mantenere lo stesso team di fornitori scelto sin dall’inizio dagli sposi, questo aiuterà a gestire al meglio i cambiamenti insieme e continuare a “raccontare” la storia dei futuri sposi con le stesse persone che avevano visto loro brillare gli occhi la prima volta. Avendo una data quasi certa poi si dovrà poi comunicarla anche alla chiesa e/o al comune e immediatamente alla location, che potrà essere la stessa scelta dagli sposi, oppure una nuova se non si riuscirà a concordare una nuova data.

Documenti e pubblicazioni

M.: Consigli per come gestire le pratiche burocratiche e le pubblicazioni in scadenza?

S.: Innazitutto è necessario chiarire che i documenti sia civili che ecclesiastici hanno una validità di 6 mesi. In questo periodo molti mi chiedono se bisogna rifare tutto dall’inizio, se, dovendo appunto cambiare la data, si va oltre i 180 giorni: in condizioni normali la risposta sarebbe Sì, ma, vista la situazione d’emergenza, si è prorogata la loro validità al 31 agosto 2020. Per maggiori chiarimenti sarebbe meglio comunque contattare il Comune in cui sono stati pubblicati e di conseguenza la chiesa scelta e il parroco che dovrebbe celebrare il matrimonio.

Affidatevi al vostro wedding planner

M.: Per quanto riguarda le coppie che hanno già un wedding planner e a causa di questa pandemia devono rivedere i piani.. In questo caso parliamo dei tuoi clienti, come state gestendo la situazione?

S.: Mai come ora gli sposi hanno bisogno di rassicurazioni e di certo questo rafforza ulteriormente il mio rapporto con la sposa cui spero di trasmettere la sensazione di potersi “appoggiare” e farsi sostenere dalla sua wedding planner, in un momento decisionale molto difficile. Credo che se si è fatto un buon lavoro di relazione con i clienti e si è costruito un ottimo rapporto di fiducia, sarà più facile trovare la soluzione ideale per me e per loro nella forma di riprogrammazione dell’evento e non di cancellazione.

Secondo me, la migliore strada percorribile per un/a wedding planner è, in questo momento, quella di tenere aperto un canale di comunicazione costante con i clienti da un lato e un confronto onesto con i fornitori dall’altro, cercando di analizzare caso per caso e cercando un giusto accordo tra le parti.
Io quello che ripeto sempre ai miei sposi è questo: “Tutto andrà bene, il vostro giorno è solo rimandato non annullato. Vi prometto che l’emozione e la gioia infinite che proverete sarà la stessa che avete sognato la prima volta che avete immaginato il vostro matrimonio”.

Un ultimo consiglio

M.: Gli ultimi consigli che desideri dare ai futuri sposi

S.: Il consiglio più importante che sento con il cuore di dare a tutti i futuri sposi è quello di godersi quest’attesa (anche se so bene che non è per niente facile) con serenità e romanticismo, perché il giorno del loro “Sì per sempre” sarà ancora più bello, perché più atteso e più desiderato!

E la raccomandazione in un periodo dove è facile cadere in preda alla malinconia, resta una sola: i futuri sposini non devono perdere la cosa essenziale, ovvero credere che il loro amore li sta portando alla realizzazione di un sogno. Magari dovranno aspettare qualche mese in più, ma è fondamentale che l’entusiasmo e le convinzioni non svaniscano. Quello del matrimonio è un momento bellissimo, unico nella vita e per questo l’emozione deve continuare ad essere grande e immensa, nonostante tutto.

M.: Grazie ancora per la tua disponibilità e gentilezza! Sono certa che le tue sposine sono tranquille avendo te al loro fianco!

matrimonio rimandato Covid-19

Mari Crea Photographer

Spero che attraverso questo post abbiate trovato risposta alle vostre domande.

Dopo la tempesta arriva sempre il sole, sta a tutti noi rispettare le regole; farlo in pochi non serve a nulla, dobbiamo farlo tutti e vedrete che potrete realizzare presto il vostro sogno d’amore! Andrà tutto bene!

 

Serena Costantino Wedding Planner 

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2 Commenti

  • Avatar
    Reply
    Meira
    13 Maggio 2020 at 16:59

    A una mia amica è successo, doveva sposarsi a giugno e purtroppo ha dovuto rimandare…

  • Avatar
    Reply
    Mary
    16 Maggio 2020 at 23:15

    Ciao Meira, mi dispiace molto per la tua amica.
    Ma in questa attesa prolungata può rivedere con calma dei dettagli che magari ha dovuto accantonare.. nuove idee per il party.. rendere il suo giorno ancora più bello!

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